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厦门理工学院纵向科研经费管理办法(修订)

来源: 发布时间:2020-05-18

厦门理工学院纵向科研经费管理办法
(修订)


第一章    

第一条 为促进我校科研工作开展,进一步提高科研经费使用效率,激发广大教职员工的科技创新活力,促进学校科学发展,根据中央赋予科研机构和科研人员更大自主权的精神,以及《科技部、财政部关于进一步优化国家重点研发计划项目和资金管理的通知》(国科发资〔2019〕45号)、《国家自然科学基金委员会、财政部关于进一步完善科学基金项目和资金管理的通知》(国科金发财〔2019〕31号)、《国务院关于优化科研管理提升科研绩效若干措施的通知》(国发〔2018〕25号)、《关于进一步加强科研诚信建设的若干意见》、《财政部、科技部、教育部、发展改革委关于进一步做好中央财政科研项目资金管理等政策落实工作的通知》(财科教〔2017〕6号)、《国家社会科学基金项目资金管理办法》(财教〔2016〕304号)、《关于进一步促进高校和省属科研院所创新发展政策贯彻落实的七条措施》(闽科综〔2019〕7号)、《福建省人民政府关于促进高校科技创新能力提升的若干意见》(闽政〔2016〕37号)、《中央和国家机关会议费管理办法》(财行〔2016〕214号)、《高等学校深化落实中央八项规定精神的若干规定》(教党〔2016〕39号)、《中共厦门市委、厦门市政府关于贯彻<中共福建省委、福建省人民政府关于实施创新驱动发展战略,建设创新型省份的决定>的实施意见》(厦委发〔2016〕21号),结合我校实际情况,制定本办法。

第二条 纵向科研经费(以下简称科研经费)是指我校承担国家、地方各级政府部门和公益性行业的各类科研计划(含专项、基金等)中实行公开竞争方式所取得的研发类项目(或课题)经费以及政府间国际科技合作项目经费,包含我校作为合作(协作)单位承担上述来源的项目并由项目主持单位转拨到我校的经费。

第三条 凡以厦门理工学院名义取得的各类纵向科研经费,不论其资金来源渠道,必须全部纳入学校财务统一管理、专款专用,任何单位和个人无权截留、挪用。

第二章  管理职责

第四条 纵向科研经费管理的主要任务是:贯彻执行国家有关法律法规、方针政策,按照各相关主管部门的有关规定,依法筹集、核算、拨付、使用科研经费,组织科研经费年度预算、会计核算、财务决算,实行科研资金专户存储,专款专用,按科研合同(或任务书)计划和进度拨付、使用专项资金,严格控制成本,提高资金使用效率,保证科研项目的顺利实施,促进科研成果的转化。

第五条 学校坚持以人为本,以调动科研人员积极性和创造性为出发点和落脚点,按照科研活动规律和财政预算管理要求,完善政策,优化流管理流程,完善科研经费管理,为科研人员潜心研究营造良好环境。

第六条 科研经费管理实行学校集中统一核算,科研处、财务处、资产与实验设备管理处、组织部、人事处、纪委(监察专员办)纪检监察室、学校办公室等职能部门及二级学院(部)相互配合,项目管理与财务管理相互结合,履行职责和接受监督相互统一的体制。

第七条 强化学校法人责任,按照“统一领导、分级管理、责任到人”的原则,实行科研经费校长责任制。在校长的领导下,分管财务、科研工作的校领导对经费的管理和使用分工负责。

第八条  学校实行科研经费的分级管理机制,科研处、财务处、资产与实验设备管理处、组织部、人事处、学校办公室室等职能部门及二级学院(部)、项目负责人分别承担相应职责,共同做好项目经费管理工作。具体如下:

(一)科研处的主要职责

负责通过本部门下达的纵向项目的相关工作;协同财务处指导和审核项目组编制项目经费预算;协同财务处加强对项目经费的统一核算和监督管理;协助项目结题和项目财务决算;负责科研绩效考核。

(二)财务处的主要职责

建立健全项目资金的财务管理制度;编报年度项目经费支出预算和年度项目的财务决算;协同管理项目资金收入与支出,按项目进度支付经费;办理项目经费的报销审批手续;审核各项费用支出的合规性,提高科研资金使用效益;参与编制项目概预算及合同签订、研制工作的造价控制及科研项目财务决算。

(三)资产与实验设备管理处的主要职责

负责对政府大宗货物或达到学校集中采购标准的项目按学校相关规定组织采购;负责根据学校资产管理相关规定对所购固定资产进行价值管理,促进大型仪器设备有偿使用开放共享,对其进行使用效益评价,参与30万元及以上项目的验收,对资产报废报损等进行处置;对学校集中采购的中标/成交供应商进行监督管理,中标/成交后无故不与学校签订合同,不按采购文件、供应商响应文件、承诺书及合同等进行履约或履约不及时的,列入学校供应商“黑名单”或报市采监处进行处理。(四)组织部与人事处的主要职责

负责科研人员的管理;根据国家有关规定和我校实际情况,遵循“公开、公平、公正”原则,协助科研处、财务处进行科研绩效考核。

(五)纪委(监察专员办)纪检监察室职责

负责对科研经费的使用、管理进行监督;对科学研究和科研管理人员从业行为的监督检查;对相关职能部门、二级单位履行监管责任情况的监督检查。

(六)学校办公室

负责对纵向经费的使用、管理进行审计,监督、检查项目负责人按照合同约定在其权限范围内使用经费,确保项目经费合理使用。为学校纵向科研项目提供法律咨询服务,为相关纠纷的责任认定及处理提供或出具法律意见。

(七)二级学院(部)的主要职责

负责领导和督促本单位科研工作的正常开展,负责本单位科研经费的审核;督促项目执行进度;合理归集和开支本单位科研项目应负担的日常水、电、气、暖消耗和现有仪器设备及房屋有偿使用等科研项目间接费用;配合学校对科研工作进行绩效考核。

(八)科研项目负责人的主要职责

科研项目负责人是科研经费使用的直接责任人,要恪守科学道德准则,遵守科研活动规范,践行科研诚信要求,对经费使用的合规性、真实性和有效性承担经济和法律责任。项目负责人应根据国家有关科研经费管理的法律法规和财务规章制度,依法、据实编制科研项目预算和决算,按照批复预算和合同(或任务书)合理使用经费,并接受上级和学校相关部门的监督检查。

第三章  经费管理

第九条 项目负责人应根据各类科研项目经费管理的有关规定,结合科研活动的特点和需要,按照“政策相符性、目标相关性、经费合理性”的原则科学、合理、真实地编制项目经费预算。严禁编制虚假预算套取科研经费。

第十条  科研经费预算包括收入预算和支出预算。收入预算包括申请的专项经费和其他渠道经费,支出预算包括项目研究过程中发生的各类直接费用和间接费用。预算编制必须符合项目主管部门的规定。

第十一条  直接费用是指在项目研究开发过程中发生的与之直接相关的费用,主要包括设备费、材料费、测试化验加工费、燃料动力费、差旅费/会议费/国际合作与交流费、出版印刷/文献/信息传播/知识产权事务费、劳务费、专家咨询费和其他支出等。直接费用应按支出科目和不同经费来源分类编制,说明各项支出的主要用途、与项目研究的相关性。具体如下:

1.设备费:是在指项目研究过程中所发生的仪器、设备、样机购置和自行试制以及对现有仪器设备进行升级改造和租赁外单位仪器设备而发生的费用。

项目组可根据项目研究实际需要自行采购仪器设备,采购程序按照学校相关制度执行。学校鼓励共享、租赁以及对现有设备进行升级。

使用科研经费所购置的仪器、设备,在项目完成后不交付项目下达方或委托方的,均须纳入学校固定资产统一管理,到学校资产与实验设备管理处登记后方可报销。

使用科研经费所购置或研制的仪器、设备,凡项目书(或任务书)明确约定在项目完成后须交付项目下达方的,由项目负责人在验收单上签字注明,并附研究(研制)合同复印件(合同中应载明须交付项目下达方或委托方的具体仪器、设备及台套数)后方能报销。

2.材料费:是指在项目研究过程中消耗的各种原材料、辅助材料等低值易耗品的采购及运输、装卸、整理等费用。用于购置国家规定的控购物资,购置手续按国家有关规定办理。各单位做好各类材料的入出库登记工作,加强管理,并建立健全相关管理制度。

3.测试化验加工费:是指在项目研究过程中支付给外单位(包括项目承担单位内部独立经济核算单位)的检验、测试、化验及加工等费用。

4.燃料动力费:是指在项目研究过程中相关大型仪器设备、专用科学装置等运行发生的可以单独计量的水、电、气、燃料消耗费用等。

5.差旅费/会议费/国际合作与交流费由项目组根据结合科研活动实际需要编制预算,统筹安排使用。自然科学类项目该项费用支出预算不超过直接费用10%、社会科学类项目该项费用支出预算不超过直接费用20%的,不需要提供预算测算依据。具体如下:

1)差旅费:是指在项目研究过程中开展科学实验(试验)、科学考察、业务调研、学术交流等所发生的外埠差旅费、市内交通费用等。

差旅费报销原则上按照学校差旅费相关管理规定(厦理工财资〔2019〕5号)执行,其中伙食补助费按120元/人/天、公杂费标准按150元/人/天按的标准执行。出差期间的市内交通费可选择实报实销,或按规定领取补贴,但不可重复领取。差旅费中列支的公务用车费用,不纳入“三公”经费统计范畴。

出差原则上应使用公共交通工具出行。对于到野外调研等公共交通不便的地方及其他情况确需自驾车或租车前往的,遵循事先审批、“一事一报”的原则,获批准后方可出行。出差期间的市内交通费可选择实报实销,或按规定领取补贴,但不可重复领取。自驾车或租车出差期间所发生的燃油费、过路过桥费、临时停车费据实报销,报销时需附详细说明(注明起止地点、里程数等),并与住宿费等差旅开支同时报销。但总额原则上不得超过直接费用的20%。但由此引起的安全等问题,由政府执法部门依法认定,由出差人员承担相应责任。不得以自驾车开展调研的名义变相旅游,车辆维修费、保险费不得报销。对于野外调研等难以取得住宿、交通、人工等不具备票据报销条件的合理支出,由经办人提供对方签收的收据(须注明收款人姓名、身份证号码、联系方式、地址等)、证明人签字,经项目负责人核实后,据实报销城市间交通费,并按规定标准发放伙食补助费和市内交通费。

2)会议费:是指在项目研究过程中为组织开展学术研讨、咨询以及协调项目或课题活动等而发生的会议费用。

会议次数、天数、人数以及会议费开支范围、标准等,项目组按照实事求是、精简高效、厉行节约的原则确定。会议费开支实行综合定额控制,标准最高不超过学校规定的20%,会议各项费用之间可以调剂使用,其中未发生的事项,报销额度上限应按明细标准进行相应扣减;确因实际情况需要的,会议可以不在政府会议定点场所召开,报销时应附相关说明,真实性由项目负责人负责并在说明上签字。学术会议费不纳入“三公”经费统计范围,不受零增长限制。

会议代表参加会议所发生的城市间交通费,原则上按差旅费管理规定由所在单位报销;因工作需要,邀请国内外专家、学者和有关人员参加会议,对确需负担的城市间交通费、国际旅费,可由主办单位在会议费中报销。严禁使用会议费购置办公设备,不得借会议名义组织会餐或安排宴请、组织观光旅游、组织高消费娱乐活动,不得发放会议纪念品。

3)国际合作与交流费:是指在项目研究过程中项目研究人员与国内外科研机构合作、培训及邀请有关专家来华工作的费用。

科研人员(含参加项目研究的学校党政领导)出国(境)开展学术交流合作,须按学校因公出国(境)相关规定办理审批手续,并按照相关标准报销出国(境)费用。未经审批的出国(境)费用不得报销。科研人员出国(境)参加学术交流活动的次数、天数,根据项目研究实际需要合理安排,并报省市外事部门审批后执行。不得以学术交流合作的名义变相公款出国(境)旅游。国际合作与交流费不纳入“三公”经费统计范围,不受零增长限制。如项目下达部门另有规定,按相关规定执行。

6.印刷出版/文献/信息传播/知识产权事务费:是指在项目研究过程中,需要支付的印刷出版费、资料费、数据采集费、通信费、专利申请与维护以及其他知识产权事务等费用。其中:

1)印刷出版费:指在项目研究过程中支付的打印费、印刷费及成果出版费等。国家社科基金项目资金不得用于支出国内外期刊论文发表版面费。

2)资料费:指在项目研究过程中需要支付的图书(包括外文图书)购置费,资料收集、整理、复印、翻拍、翻译费,专用软件购买费,文献检索费等。

3)数据采集费:指在项目研究过程中发生的调查、访谈、数据购买、数据分析及相应技术服务购买等支出的费用。

4)通讯费:指在项目研究过程中使用固定电话、移动电话、网络发生的费用,家庭电话费及网络费不可报销。

7.劳务费:是指项目在实施过程中支付给参与项目研究的研究生、博士后、访问学者和项目聘用的研究人员、科研辅助人员(含财务助理、科研助理)等人员的劳务费用。课题组有工资性收入的其他在职成员不得支出劳务费。

项目聘用的研究人员中非工资性收入人员,可在劳务费中列支劳务性支出和社会保险补助等。劳务费预算应结合当地实际以及相关人员参与项目的全时工作时间等因素据实编制,不设比例限制。

8.专家咨询费:是指在项目研究过程中支付给临时聘请的咨询专家的费用。

专家咨询费可以支付给校内项目相关研究领域的专家学者,但不得支付给项目参与者及项目管理的相关人员。专家咨询费按照学校相关规定执行。如项目下达部门另有规定,按其规定执行。

9.其它支出:项目研究过程中发生的除上述费用之外的其它支出,应当在申请预算时单独列示,并注明开支的具体内容,单独核定。

10.我校作为第一单位、联合其他单位申报项目时,应事先与合作单位签订合作合同(协议),约定权责及经费分配比例。项目预算中须对合作单位资质及拟外拨资金须进行重点说明,原则上外拨经费不超过项目总金额的50%。

项目合作合同(协议)签订后,应在项目负责人所在单位公示,公示内容包括项目名称、合作单位、外拨金额等信息,公示无异议后至财务处办理经费外拨。外拨经费支出必须以合同(协议)为依据,按照合同约定的外拨单位经费额度、拨付方式、拨款进度、开户银行和账号等条款办理。严禁违反规定层层转拨项目经费和将科研任务外包,不得把合作单位作为逃避监管的法外之地。

所有外拨经费必须由科研处和财务处共同审批。负责人在办理经费转拨时应提供外拨项目合同及公示结果。财务处根据以上资料和合作单位有效的财务凭据办理项目经费划拨,不得将款项转入非协作单位或个人账户。如项目下达部门另有规定,按其规定执行。

第十二条  直接费用预算经主管部门批复(或确定)后,项目负责人应当执行批准后的项目预算。确需调剂的,按以下规定执行:

(一)项目预算总额不变的情况下,除设备费外,由项目负责人根据科研活动的实际进行调剂,报项目所在二级学院(部)备案。

(二)设备费预算额度原则上不得调增。如需调减,由项目负责人根据科研活动的实际提出调整申请,经二级学院(部)审核,报科研处审批后执行。

(三)以下情况需要调剂的,由项目负责人提出申请,经二级学院(部)审核、科研处核准后,报项目主管单位审批:

1、由于研究内容或者研究计划做出重大调整等原因,需要增加或减少项目预算总额;

2、原项目预算未列示外拨资金,需要增列;

第十三条  间接费用是指学校组织实施课题过程中发生的无法在直接费用中列支的相关费用,包括管理费和绩效支出两部分。管理费是指学校为课题研究提供的有关管理服务而产生费用的补助支出。绩效支出是指学校根据上级有关规定为提高项目科研工作绩效、体现科研人员价值从项目经费中安排的相关支出。

(一)间接费用预算

自然科学类项目的间接费用预算,按照项目经费中直接费用扣除设备购置费后的一定比例核定,具体比例如下:500万元及以下部分按20%;超过500万元至1000万元的部分按15%;超过1000万元的部分按13%。

社会科学类项目间接费用预算一般按照不超过项目资助总额的一定比例核定,比例如下:50万元及以下部分为30%;超过50万元至500万元的部分为20%;超过500万元的部分为13%。其中,获得全国社科规划办滚动资助的项目,其项目间接费用的提取按累加方式计算。

间接费用预算不得调剂,如项目下达部门另有规定,按相关规定执行。

(二)管理费按主管部门所规定的比例上限编制预算;没有规定管理费比例上限的,按照项目总经费预算分段超额累退比例法核定,核定比例如下:项目总经费预算在100万元及以下的部分按照5%的比例核定;超过100万元至500万元的部分按照3%的比例核定;超过500万元至1000万元的部分按照2%的比例核定;超过1000万元的部分按照1%的比例核定。

(三)绩效支出为项目间接费用总额扣除管理费后的余额。绩效支出由项目负责人根据项目组成员实际贡献进行分配,不设支出比例限制,不纳入学校绩效工资总额。

第十四条 间接费用的分配与使用

(一)间接费用的分配。间接费用严格按照国家相关规定、各类科研计划项目管理办法及项目主管部门批复(或下达)的预算提取,实行收支两条线,由学校统筹管理和使用。

1.管理费:所提取的管理费全部收归学校统筹,任何部门不得截留。

2.绩效支出:绩效支出由项目负责人结合项目组成员实绩安排使用绩效支出。绩效支出项目经费到账时由科研处下达。其中,自然科学类项目绩效预算的70%在项目下达时可以使用,剩余的30%在项目通过验收后方可使用;社会科学类项目的绩效支出,须项目验收通过之后才能使用。如项目未能按要求通过验收,则未发放的绩效支出由学校统筹安排。

绩效支出按学校财务制度相关规定申报及审批,计税后以银行转账方式发放。项目结题后的绩效部分支出应在项目合同结束后两年内使用完毕,未使用完的部分收回学校统筹。

(二)学校不在核定的间接费用以外,再以任何名义从项目资金中重复提取、列支相关费用。

第十五条  科研项目经费到账后,科研处根据项目的立项通知书(任务书),核实经费所属类别,按规定提取间接费用后,单独建账。项目负责人根据项目研究的实际需要,提出申请,经科研处批准后,可设立子课题账户,子课题账户须明确经费具体用途,且不得超过项目经费预算范围。

第四章  经费结算

第十六条  科研项目完成后,项目负责人应根据各类项目的要求和规定提出财务验收申请,配合做好财务审计、财务验收等工作,并按规定及时编制财务决算。决算必须账实相符,账表一致。

第十七条 项目验收通过后,项目负责人应及时到科研处办理结题手续。对于完成研究并通过鉴定准予结题的各类项目,科研处应根据上级主管部门有关规定,及时办理预留经费的拨付工作。

第十八条  项目实施期间,年度剩余经费可以结转下一年度继续使用。项目完成任务目标并通过验收后,结余经费参照本办法第五章规定执行。项目结题后下达单位拨付的经费,须在经费到账的两年内支出完毕,未支出的结余经费亦参照本办法第五章规定执行。

第十九条  科研处在科研项目结算后,省部级及以上级别项目由科研处建立完整的科研项目研究(研制)档案,市厅级及以下级别项目由二级学院(部)建立完整的科研项目研究(研制)档案,并按年度移交学校档案管理部门。

第五章  结余经费管理

第二十条  结余经费是指我校科研人员承担(包括主持和参与)的纵向科研项目完成任务目标并通过验收后,项目的剩余经费。项目下达单位对结余经费管理有明确规定的,按相关规定执行;没有明确规定的,按本办法执行。

第二十一条  学校专门设立科技创新发展基金,对结余经费进行统筹管理,主要用于原科研项目有关的续研工作或新项目预研工作的直接费用支出。结余经费不得用于间接费用支出。

第二十二条  科研处负责科技创新发展基金项目的申请、立项、结项工作。项目决算表开出后,结余经费将冻结并统筹收至科技创新发展基金中,由科研处于每年初组织申报。项目批准后,经费按本办法执行。

第二十三条  科技创新发展基金申请者须为学校在岗人员,具有良好的科研信用(处于学术不端处分期、纳入“黑名单”等科研信用不良人员不得申请),且当年没有到期未结题项目。

第二十四条  科技创新发展基金项目研究期限不得超过2年(自新项目立项之日起计算)。2年后未使用完的经费,项目下达单位有明确规定的,按规定处理;没有明确规定的,未使用完的经费收回学校统筹安排。

第二十五条  因项目终止、未通过验收、撤销等的项目结余经费,项目下达单位有规定的,按规定处理;没有明确规定的,由学校收回后统筹安排。科研项目已结题,负责人组织人事关系已调离学校的,财务处根据科研处的通知,将未使用完的经费收回学校统筹安排。

第六章  资金监管

第二十六条  项目组成员单笔金额5万元以下的经费支出,由项目负责人批准后报销;项目负责人的经费支出及单笔金额5万元(含)到20万元的经费支出,由二级学院(部)主管领导批准后报销;单笔金额20万元(含)到50万元的经费支出,由科研处审批后报销;单笔金额50万元以上的经费支出,须由二级学院及科研处审核后,报分管科研校领导审批。未尽情况的审批程序按学校《财务支出审批规定(试行)》(厦理工〔2016〕42号)执行。

第二十七条  科研项目经费使用原则上实行公务卡,采用非现金方式结算,实现“痕迹管理”。项目组因项目研究需要所发生的会议费、差旅费、测试化验加工费等应使用“公务卡”结算;设备费、大宗材料费和测试化验加工费、劳务费、专家咨询费等支出,原则上应当通过银行转账方式结算。对于单笔支出小于1000元且无法使用公务卡支付或银行转账的与项目研究相关的费用可以现金支付,凭购物清单和正规票据并附详细说明,由经办人和项目负责人在说明上确认后,经二级学院(部)分管领导审批后按程序报销,其真实性由项目负责人及所在二级学院(部)负责。

第二十八条  学校实行内部公开制度,二级学院(部)在项目结题时在本单位范围内应主动公开所在单位教师承担科研项目的预算、预算调剂、资金使用(重点是间接费用、外拨资金、结余资金使用)、研究成果等情况,并将公开情况报学校科研处备案。

第二十九条  科研项目经费根据科研活动的实际需要支出,做到业务真实、票据合法、手续齐全、责任明确。不得利用虚假票据套取资金,不得通过编造虚假合同、虚构人员名单等方式虚报冒领劳务费和专家咨询费,不得通过虚构测试化验内容、提高测试化验支出标准等方式违规开支测试化验加工费,不得随意调账变动支出、随意修改记账凭证、以表代账应付财务审计和检查。禁止科研项目承担单位利用科研资金为个人购买汽车等交通工具,禁止用科研资金为小团体牟取不正当利益,禁止用科研项目经费支付各种罚款、捐赠、赞助,禁止利用科研项目资金参股或参与投融资活动等用于国家规定禁止列入的其他支出,如用于旅游、福利、娱乐等支出。凡违反本条款规定的行为者,除按有关规定追究当事人的责任外,违规人员列入科研诚信“黑名单”。

第三十条  学校建立和完善科研信用管理制度。凡被列入“黑名单”者,学校终止该项目,剩余经费收回学校统筹,未拨经费不再划拨,如存在项目负责人无故未按照计划开展相关研究等严重情况,将追回项目经费;项目负责人在该项目结题、中止或撤项后三年内不得申报学校定额推荐项目,并酌情扣减项目负责人所在二级学院(部)申报指标。

第三十一条  科研项目经费的使用需接受学校纪委(监察专员办)纪检监察室、财务处、资产与实验设备管理处、科研处及上级相关部门的监督检查,对弄虚作假、截留、挪用、挤占科研经费等违反财经法律法规的行为,依据《预算法》、《财政违法行为处罚处分条例》等国家有关法规进行相应处理,视情节轻重给予有关责任单位行政处罚;构成违纪的,追究有关责任人的党纪政纪责任;涉嫌犯罪的,应当移送司法机关依法追究刑事责任。

第七章    

第三十二条  上述规定若与国家或主管部门管理办法有冲突之处,按国家或主管部门的规定办理。

第三十三条  我校作为项目承担单位,需从我校划拨到合作(协作)单位的科研项目经费,在不违反上级管理部门规定的前提下,参照该合作(协作)单位相关经费管理制度执行。各纵向项目合作方须配合承担单位做好经费预算、结题验收和财务决算工作。

第三十四条  本办法自公布之日执行,原《厦门理工学院关于印发纵向科研经费管理办法(修订)的通知》(厦理工科 2018)13号)同时废止。

第三十五条  本办法解释权归科研处。